Księga wieczysta jest jednym z najważniejszych dokumentów. Jednak nie wszystkie nieruchomości ją posiadają. Często wynika to z uwarunkowań historycznych. Część rejestrów nie została nigdy założona, a inne uległy zniszczeniu lub zaginęły. W przypadku terenów wiejskich problem ten jest o wiele bardziej powszechny niż w miastach. Spowodował go bowiem powojenny nieformalny obrót nieruchomościami. Kwestia ta pojawia się jednak wszędzie tam, gdzie stan prawny był niegdyś niejasny i skomplikowany.

Potrzeba założenia księgi wieczystej wynika z dwóch płaszczyzn: prawnej i pragmatycznej. Z jednej strony ustawa o księgach wieczystych i hipotece zakłada dążenie do objęcia rejestrami wszystkich nieruchomości. Z drugiej, obrót nieruchomościami nieposiadającymi księgi wieczystej jest ryzykowny. Niewielu bowiem kupców decyduje się na zakup, w którym brak podstawowej gwarancji bezpieczeństwa. Jeśli nieruchomość nie ma księgi wieczystej, można domniemać, że niemożliwe jest ustalenie stanu prawnego. W konsekwencji trudno stwierdzić, czy sprzedający rzeczywiście jest właścicielem. Wówczas należy sięgać do wielu różnych dokumentów, np. aktów nabycia nieruchomości, notarialnych poświadczeń dziedziczenia czy postanowień sądów, nie mając jednocześnie pewności posiadania całej dokumentacji na temat danej nieruchomości.

Księga wieczysta zawiera informacje dotyczące nieruchomości i są one zebrane w jasny i czytelny sposób oraz dostępne w systemie elektronicznym. Prawo przewiduje szczególną doniosłość ksiąg. Wprowadza zasadę rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych, która chroni osoby ujawnione w rejestrze. Zapewnia ona pewność obrotu nieruchomościami i zaufanie jego uczestników. Szczególnie ważne jest to dla banków, które często wydają nieprzychylne decyzje na temat kredytów hipotecznych w przypadku, kiedy nie ma księgi wieczystej. Zasady rękojmi ujawniają się w sytuacjach niezgodności stanu prawnego z rzeczywistym i przynoszą korzyść osobie, która oparła się o prawo wpisane do księgi.

Księga wieczysta – kto ma obowiązek ją założyć?

W świetle ustawy o księgach wieczystych i hipotece obowiązek założenia księgi wieczystej ciąży na właścicielu (ale także współwłaścicielu w części łącznej lub ułamkowej) nieruchomości. Powstaje on niezależnie od formy, w jakiej nastąpiło przeniesienie własności. Obowiązek założenia księgi dotyczy także przypadków, kiedy nieruchomość nie jest objęta takim rejestrem, ale nadaje się do jego założenia. Ustawodawca dąży bowiem do powszechności ksiąg. Najczęściej osobą składającą wniosek jest notariusz, który sporządza umowę o przeniesieniu własności nieruchomości lub wyodrębnieniu własności. Zwalnia on właściciela od dokonania wpisu. Jeśli jednak przy czynności nie był obecny notariusz, wpisu musi dokonać samodzielnie właściciel.

Oprócz właściciela, księgę wieczystą może założyć także osoba, do której należy spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub ograniczone prawo rzeczowe do danej nieruchomości (np. hipoteka). Poza tym taki wniosek może złożyć także wierzyciel, jeśli przysługuje mu prawo, które ma być wpisane do księgi. Ważną kwestią jest obowiązek ujawnienia użytkowania wieczystego związanego z nieruchomością. W szczególności będzie to istotne dla użytkownika wieczystego. Wpis ten bowiem jest konstytutywny, co oznacza, że prawo to powstaje dopiero z momentem ujawnienia w księdze wieczystej.

Księga wieczysta – jak ją założyć?

Aby założyć księgę wieczystą, należy wypełnić odpowiedni formularz: podstawą będzie KW-ZAL. Jeżeli nieruchomość posiada więcej niż trzech współwłaścicieli lub wpisujemy dodatkowe prawa dodatkowo potrzeba załącznika KW-WPIS. Do formularza trzeba dołączyć wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej. Można je pozyskać z właściwego Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Sporządzenie dokumentacji przez ośrodek trwa zazwyczaj od kilku dni do dwóch tygodni, a traci ona ważność po trzech miesiącach od daty wydania. Drukowane wersje wydawane są za opłatą w wysokości 150 zł.

Należy zwrócić uwagę, czy znajduje się na nich następująca klauzula: Dokument niniejszy jest przeznaczony do dokonywania wpisu w księdze wieczystej. W celu wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy ustalić sąd rejonowy właściwy dla danej nieruchomości. Chodzi o sąd wynikający z jej miejsca położenia, a w nim konkretny wydział, odpowiedzialny za zajmowanie się księgami wieczystymi. Z tego powodu konieczne jest wskazanie dokładnego położenia nieruchomości. Należy określić województwo, powiat, gminę i dzielnicę, jeśli istnieje. Sam wydział z łatwością można ustalić telefonicznie lub mailowo, kierując do sądu odpowiednie zapytanie. Ważność formularza zależy od prawidłowego zakreślenia typu nieruchomości: gruntowej, budynkowej, lokalowej i spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu oraz dołączenia odpowiednich dokumentów.

W ostatnim przypadku jest konieczne uzyskanie odpowiedniego zaświadczenia ze spółdzielni. Należy zwrócić uwagę, jakie dane się w nim znajdują. Nie ma bowiem ustalonego, powszechnego wzoru w tym zakresie, wskutek czego wymagane przez sąd kwestie mogą zostać przez nieuwagę pominięte. Na takim dokumencie musi znajdować się numer księgi wieczystej gruntu, na którym położony jest budynek ze zgłaszanym mieszkaniem. Jeśli brakuje takiej księgi, spółdzielnia powinna wymienić działki ewidencyjne, na których znajduje się budynek z mieszkaniem. Kiedy ustanowienie odrębnej własności lokalu nastąpiło wskutek orzeczenia sądu (np. w wyniku działu spadku lub podziału majątku wspólnego), w załącznikach musi się znaleźć to orzeczenie.

Gdy wniosek zostanie oddalony

Ryzykiem oddalenia wniosku z powodu braku odpowiedniego dokumentu jest obarczony w każdym przypadku wnioskodawca. Na niekorzystne orzeczenie sądu wieczystoksięgowego przysługuje zainteresowanemu (wnioskodawcy lub uczestnikowi postępowania) apelacja. Wnosi się ją w terminie dwóch tygodni do właściwego sądu okręgowego, za pośrednictwem sądu, który rozpatrywał sprawę. W formularzu należy dokładnie opisać działkę ewidencyjną, budynek i nieco bardziej skrupulatnie lokal. Następnie trzeba wpisać właścicieli lub uprawnionych z tytułu praw spółdzielczych. Obowiązkowo wymienia się wszystkich współwłaścicieli, inaczej sąd oddali wniosek i nie założy księgi wieczystej. Jeśli uczestników (np. współwłaścicieli) jest więcej niż trzech, trzeba sięgnąć do formularza KW-WPIS. W przypadku małżonków, musimy wskazać, czy wpis ma czynić zadość wspólności ustawowej w udziałach 1/1, czy w innym stosunku na podstawie umowy majątkowej — wpisując dane w jednej rubryce.

Takim samym wymogiem objęte będą spółki jawne i wspólnicy spółek cywilnych, którym przysługuje dane prawo na zasadzie współwłasności łącznej. Jeśli nieruchomość ma zostać obciążona hipoteką, użytkowaniem wieczystym lub innym prawem rzeczowym. Te informacje również powinny się znaleźć na formularzu KW-WPIS. Jeżeli za któregoś z uczestników lub wnioskodawcę występuje pełnomocnik lub przedstawiciel ustawowy, należy wypełnić i załączyć także formularz KW-PP. W przypadku pełnomocnika, do wniosku należy także dołączyć pełnomocnictwo.

Księga wieczysta i koszty związane z jej założeniem

W końcowej części wniosku o założenie księgi wieczystej, należy wymienić wszystkie załączniki. W szczególności dokumenty, które stanowią podstawę wniosku. Można podać wszystkie informacje na jednym formularzu, sądy nie wzywają wówczas do poprawienia lub uzupełnienia. Konieczne jest bowiem uiszczenie odpowiednich opłat. Wpłaty mogą być dokonane za pomocą znaków sądowych, w kasach sądów lub przelewem. Należy pamiętać, iż od 2017 r. opłata znakami sądowymi jest możliwa jedynie w formie elektronicznej. Papierowe znaki sądowe tracą ważność 30 czerwca 2018 r. Samo założenie księgi wieczystej kosztuje 60 zł. Z kolei wpisy właścicieli 150 lub 200 zł, w zależności od podstawy uzyskania własności. Najbardziej popularne sposoby przejścia własności podlegają opłacie w wysokości 150 zł. Za wpis hipoteki obowiązuje stała opłata — 200 zł. Jeśli jest kilku współwłaścicieli, ponoszą oni koszty stosunkowo do swoich udziałów we współwłasności.

Należy pamiętać, że ustawa nakłada na właściciela nieruchomości odpowiedzialność w przypadku, gdy osoba trzecia doznała szkody na skutek nieujawnienia prawa własności lub niezałożenia księgi wieczystej. Powstaje ona także w przypadku opieszałości w wykonaniu obowiązku. Co do zasady, taka szkoda może powstać właśnie wtedy, gdy nie istnieje księga wieczysta i ktoś kupi nieruchomość od osoby podającej się za właściciela, a w rzeczywistości nieuprawnionej. Osoba ta będzie zobligowana do udowodnienia zawinionego niewykonania obowiązku, jednak w konsekwencji koszty odpowiedzialności mogą być bardzo wysokie.