Informatyzacja usług z zakresu zarządzania nieruchomościami to wyraźny trend, który znacząco przyspieszył w ciągu ostatnich miesięcy. Jest to silnie związane z aktualną sytuacją pandemiczną i skutkuje modyfikacją funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych. Dlatego zebrania online mieszkańców i zdalne głosowania będą na porządku dziennym w pierwszym kwartale 2021 roku. Wspólnoty, które w ciągu ostatnich miesięcy nie przygotowały się do cyfrowej rewolucji, może czekać paraliż decyzyjny.

Jeszcze przed pandemią profesjonalne firmy wdrożyły rozwiązania, które pomagają zarządzać komunikacją z właścicielami oraz załatwiać sprawy administracyjne bez kontaktu osobistego. Przeznaczone do tego celu platformy internetowe zapewniają właścicielom stały dostęp do informacji o sprawach wspólnoty i działaniach zarządcy. Umożliwiają również głosowanie nad uchwałami. Ustawa o własności lokali nie przewiduje żadnych rozwiązań związanych z procedowaniem spraw administracyjnych w sposób zdalny tj. z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi informatycznych. Prawodawstwo znacząco odstaje od realiów pracy zarządcy, których istotną częścią jest konieczność modyfikacji sposobu prowadzenia zebrań i głosowań.

Działanie wspólnot mieszkaniowych w czasie pandemii

O możliwości organizacji zebrań w aktualnej sytuacji epidemicznej (m.in. zebrań sprawozdawczych wspólnot mieszkaniowych) decydują aktualnie obowiązujące zasady i ograniczenia wprowadzone przepisami. Na podstawie par. 28 ust. 11 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii do odwołania zakazuje się organizowania innych zgromadzeń niż zgromadzenia publiczne, w tym imprez, spotkań i zebrań niezależnie od ich rodzaju, z wyłączeniem:

• spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych;
• imprez i spotkań do 5 osób, które odbywają się w lokalu lub budynku wskazanym jako adres miejsca zamieszkania, lub pobytu osoby, która organizuje imprezę lub spotkanie; do limitu osób nie wlicza się osoby organizującej imprezę lub spotkanie oraz osób wspólnie z nią zamieszkujących, lub gospodarujących.

Równocześnie zgodnie z art. 90 Ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. z 2020 r. poz. 568 termin zwołania zebrań sprawozdawczych wydłużono o okres do 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

W zeszłym roku ta sytuacja była dla zarządców nowa. Dlatego w części wspólnot terminy zebrań przesuwano lub ostatecznie ich nie przeprowadzano. O ile dla wspólnot, które funkcjonują już od kilku lat, mają stabilną sytuację finansową i nie wymagają przeprowadzenia pilnych remontów, rok bez tradycyjnych zebrań mógł nie rodzić większych problemów, to przedłużanie się takiej sytuacji na kolejny okres sprawozdawczy niesie za sobą duże ryzyko.

Dobra organizacja to klucz do sukcesu

Jest szereg spraw mających kluczowe znaczenie dla poprawnego działania wspólnot. Są one przedmiotem dyskusji na zebraniach sprawozdawczych, a mandatem zarządcy do podejmowania działań wykraczających poza zakres zwykłego zarządu są podjęte uchwały. Sprawni zarządcy przygotowali się organizacyjnie i merytorycznie, aby przeprowadzać zebrania online. Jest to forma zapewniająca miejsce do dyskusji nad treścią proponowanych uchwał oraz w sprawach dotyczących bieżącego działania wspólnoty.

Należy mieć jednak na uwadze konsekwencje, jakie niesie za sobą brak przepisów lub wypowiedzi orzecznictwa dotyczących realizowania zebrań w takiej właśnie formie. W ramach przepisów związanych ze stanem epidemii również nie wprowadzono regulacji w tym przedmiocie. Tym samym tego typu działań nie można więc z pełną odpowiedzialnością i bez żadnych wątpliwości uznać za zebrania sprawozdawcze organizowane w trybie przepisów ustawy o własności lokali. Jednak pomimo ograniczeń, w wielu przypadkach są one sposobem na uniknięcie paraliżu normalnego działania wspólnoty. Przede wszystkim dzięki możliwości przeprowadzenia przez członków wspólnoty dyskusji nad zatwierdzeniem sprawozdania z zarządzania nieruchomością wspólną za rok miniony i planem gospodarczym na rok bieżący.

Zebrania online a kwestie prawne

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii nie ma jednak przeszkód, by zainteresowane wspólnoty przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej, gdzie część uczestników, w liczbie dozwolonej obowiązującymi aktualnie przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział, łącząc się z uczestnikami zebrania oraz prowadzącym je zarządem – za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk. Ta bardzo ogólna informacja nie rozwiewa w żadnym stopniu wątpliwości dotyczących sposobów na zachowanie procedur obowiązujących na tradycyjnie zwoływanych zebraniach, których nie da się wprost przenieść na formułę online.

Przy zwoływaniu zebrań członków wspólnoty istotne jest to, czy mieli oni możliwość powziąć wiedzę o terminie spotkania. Od tego bowiem zależy, czy mogli być na nim obecni. Ogólnie przyjęta jest forma pisma dostarczonego listem poleconym lub w inny sposób zgodny z regulaminem dostarczania korespondencji obowiązującym w danej wspólnocie, w tym za pomocą poczty elektronicznej. Treść zawiadomienia w przypadku zebrania online powinna zawierać informację o sposobie uczestnictwa, przeznaczonej do tego platformie oraz kontakt do zgłaszania pytań lub wątpliwości. Pojawia się jednak pytanie, czy spotkania w formie online spełniają przesłankę zapewnienia możliwości udziału wszystkich członków wspólnoty mieszkaniowej. Nie zostanie ona spełniona w przypadku właścicieli, którzy nie mają możliwości korzystania z tego typu rozwiązań.

Jakie problemy mogą wystąpić w przypadku zebrania online?

Skutki uchybień w zwołaniu zebrania nie wpływają na możliwość jego odbycia. Mogą mieć jednak znaczenie dla terminu zaskarżenia podjętej na nim uchwały. W przypadku zebrań online optymalne wydaje się głosowanie po zamknięciu dyskusji. Następuje wówczas w trybie indywidualnego zbierania głosów za pomocą przeznaczonych do tego celu platform internetowych. W celu uruchomienia tego sposobu głosowania wspólnota powinna wcześniej przyjąć uchwałą regulamin głosowania wprost określający jego reguły. Znalazłyby się w nim zasady bezpiecznego oddawania głosu, gdyż część orzecznictwa jest sceptyczna nawet co do głosowania online. Niezależnie od tego, że przekazywanie oświadczeń drogą elektroniczną jest obecnie bardzo popularne, brak możliwości jednoznacznego określenia tych osób, od których pochodzi nadane w ten sposób oświadczenie, uniemożliwia zaliczenie głosów oddanych w ten sposób do obliczania łącznych wyników głosowania. (Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 22 czerwca 2017 r. o sygn. akt: I ACa619/16).

W ustawie brak jest szczegółowych regulacji odnośnie do organizacji i przebiegu zebrania, jednak zmieniające się orzecznictwo nakazuje dużą ostrożność. Należy kierować się ogólnymi zasadami i zwyczajami przyjętymi na posiedzeniach ciał kolegialnych i przepisami ogólnymi ustawy o własności lokali. W przypadku zebrań online należy określić zasad weryfikacji właścicieli biorących w nim udział, a pełnomocnictwa dostarczyć przed zebraniem. Pojawiają się również wątpliwości w zakresie ochrony danych oraz wizerunku osób biorących udział w takim spotkaniu. Ogólnodostępne narzędzia informatyczne nie są dedykowane do prowadzenia tego typu spotkań. Ich funkcje techniczne w ograniczony sposób mogą pomagać w przeprowadzeniu spraw formalnych i nie są przygotowane, by spełnić wszystkie wymagania. W miarę upływu czasu nasuwa się coraz więcej pytań. W znalezieniu odpowiedzi nie pomaga brak regulacji prawnych w tym zakresie. Należy więc przyjąć, że przy zachowaniu należytej staranności przy organizacji spotkań online, będzie to sposób na wymianę informacji i dyskusję.

Zebrania online – technika i korzyści

Spotkania organizowane przez platformy takie jak Zoom, czy Microsoft Teams stały się nieodłącznym elementem stałych działań zarządców. Przez ostatnie kilka miesięcy właściciele, poprzez kontakt z takimi platformami w pracy lub przy okazji nauczania zdalnego, dostrzegają ich plusy. W związku z tym oczekują też wykorzystania tych rozwiązań przez zarządcę. Zebrania online uzupełnione o głosowania prowadzone w formie elektronicznej dają możliwość na dyskusję i skuteczne podjęcie uchwał. Dzięki nim zarządcy będą mogli podejmować konkretne działania. To natomiast może zapewnić niezakłócone funkcjonowanie wspólnoty.