Zarząd lub zarządca, któremu powierzono administrowanie nieruchomością wspólną, jest zobligowany przepisami ustawy o  własności lokali do zwołania, przynajmniej raz w roku, zebrania ogółu właścicieli. Zwołując zebranie wspólnoty mieszkaniowej zarząd/zarządca musi pamiętać, iż kluczową kwestią jest odpowiednie poinformowanie właścicieli o jego terminie. Odpowiednie, czyli, jak nakazuje ustawa o własności lokali: pisemne, terminowe (najpóźniej na 7 dni przed zebraniem). Musi mieć ono również odpowiednią zawartość merytoryczną (porządek obrad oraz projekty uchwał, które trafią pod głosowanie).

Zebranie roczne jest kluczowe dla życia wspólnoty mieszkaniowej z kilku względów. Można je porównać do zebrania udziałowców w firmie. Podczas niego podejmuje się decyzje istotne dla funkcjonowania budynku. Tak jak w  przypadku udziałowców w  firmie, we wspólnocie mieszkaniowej co roku zatwierdza się sprawozdanie z działalności zarządu, w tym sprawozdanie finansowe oraz udziela się absolutorium dla zarządu wspólnoty. Co to w  praktyce oznacza?

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej służy ustalaniu wydatków

Zatwierdzenie sprawozdania nie jest niczym innym, jak zaakceptowaniem pracy zarządu oraz wydatków poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym. Ustala się budżet na bieżący rok — na podstawie przygotowanego przez zarząd/zarządcę planu gospodarczego. Powinien on odzwierciedlać poniesione przez wspólnotę koszty w  roku poprzednim z założeniem rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Podczas zebrania wspólnoty podejmuje się również decyzje związane z remontami lub modernizacjami, które należy wykonać w celu utrzymania budynku w stanie niepogorszonym.

Istnieje również możliwość zwołania zebrania częściej, tj. w razie potrzeby (w praktyce ta opcja wykorzystywana jest w sytuacjach, w których zarząd/zarządca chce przekazać właścicielom jakieś istotne/szczególne ustalenia w sprawie wzbudzającej duże zainteresowanie oraz kiedy dla dalszych działań wymagana jest, wyrażona w  formie uchwały, decyzja współwłaścicieli), a  także na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Niedopełnienie obowiązku zwołania zebrania przez zarząd/ zarządcę może skutkować szeroko idącymi konsekwencjami prawnymi. W  przypadku niedotrzymania terminu zwołania zebrania przez zarząd wspólnoty, takie zebranie zwołać może każdy ze współwłaścicieli nieruchomości.

Głosowanie w sprawie uchwał a zebranie wspólnoty mieszkaniowej

Pierwszą, podstawową formą głosowania we wspólnocie jest oddanie głosu „za” bądź „przeciw” na samym zebraniu rocznym. Siła głosu odpowiada wielkości udziału w nieruchomości. Istnieje możliwość zmiany sposobu głosowania — zgodnie z zasadą „jeden właściciel — jeden głos”. Wprowadzenie tej zasady możliwe jest w opisanych przez prawo sytuacjach, tj. w określonej sprawie, o  ile właściciele tak postanowili w  umowie lub podjęli uchwałą wyrażoną większością głosów. Głosowanie według tej zasady jest również przewidziane w przypadku, gdy suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1. Innym przypadkiem jest sytuacja, gdy większość udziałów należy do jednego właściciela. Wówczas, na żądanie właścicieli lokali posiadających co najmniej 1/5 głosów, wprowadza się zasadę „jeden na jeden”. W jej duchu często głosuje się w budynkach, w których lokale mają podobny metraż.

Drugim sposobem zbierania podpisów pod uchwałami jest tryb obiegowy. Polega on na tym, że w drodze indywidualnego zbierania głosów, który jest następstwem braku kworum na zebraniu. Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali, w trybie obiegowym głosy zbierane mogą być tylko przez zarząd. W praktyce zdarza się jednak, że zajmują się tym administratorzy lub sami właściciele lokali. Zgodnie z prawem, są to jednak osoby nieuprawnione.

Administrator może być uprawniony do samodzielnego zbierania głosów tylko wówczas, gdy wynika to z  upoważnienia lub zawartej z nim umowy o pełnieniu obowiązków. Należy też brać pod uwagę, że uchwałę, pod którą zbierano głosy przez osoby nieuprawnione, można uchylić sądownie. Warunkiem jednak jest wykazanie, że zbieranie głosów przez osoby nieuprawnione miało wpływ na treść uchwał. Mówi o tym wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 lipca 2004 r. (sygn. IV CK 543/0). O podjętej w trybie obiegowym uchwale, właścicieli lokali trzeba powiadomić na piśmie. Ustawa o własności lokali nie podaje konkretnego terminu, jednak w drodze analogii z art. 30 tej samej Ustawy, zasadne jest, aby odbyło się to w ciągu 7 dni od momentu przyjęcia uchwały.

Co dalej z uchwałą?

Po przegłosowaniu, uchwała wchodzi w życie. Należy jednak pamiętać, iż właścicielom przysługuje 6-tygodniowy termin na zaskarżenie uchwały do sądu. Okres ten liczy się od dnia podjęcia uchwały na zebraniu rocznym. Jeśli natomiast została ona przegłosowana w trybie obiegowym, liczenie rozpoczyna się od dnia powiadomienia go o jej treści. Wnosząc powództwo do sądu, właściciel winien wykazać, iż uchwała jest niezgodna z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali. Podobnie, gdy narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną bądź jego interes prawny. Uchwała, pomimo zaskarżenia podlega wykonaniu, pod warunkiem, że sąd nie wyda postanowienia o wstrzymaniu jej wykonania, do czasu zakończenia sprawy.

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej podtrzymują sąsiedzką więź

Choć często może nam się zdawać, że zebrania wspólnoty niepotrzebnie zabierają nasz czas, warto jednak w  nich uczestniczyć. Na zebraniu nie tylko decydujemy o  losach naszej wspólnoty i jej rozwoju. Dzielimy się również i dyskutujemy o  swoich spostrzeżeniach dotyczących naszej nieruchomości. Co najważniejsze — poprzez uczestnictwo w zebraniach wspólnoty, podtrzymujemy dobre relacje z sąsiadami. A warto je pielęgnować, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy może przydać nam się sąsiedzka pomoc.